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制作傻瓜化智能表格

IT相关 Lee 4年前 (2015-10-30) 767次浏览 已收录 0个评论 扫描二维码

让 Excel 表格填写更加智能化、傻瓜化,这无疑会大大提高表格使用者的工作效率。数据到期自动提醒、单元格输入自动简化,这些都是我们希望实现的自动化效果。

日期到期前自动提醒

某公司是做租赁服务的,对于设备租金有欠款的客户都要到期提前提醒,但是由于租赁的订单量很多,人工查阅提醒信息很费力,所以希望设计到期自动提醒功能,可以根据租赁日期,提前几天用颜色提醒,距离收款日期小于或等于 7 天的单元格变成黄色,距离收款日期小于或等于 5 天的单元格变成红色,过期的单元格变成绿色(图 1)。

1520A-ZNBG-图 1

选中需要提醒的列(G 列),选择“条件格式→管理规则”,在弹出窗口中点击“新建规则”,在新弹出的窗口中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”,输入公式“=AND(G1<>””,DAYS($G1,TODAY())<=5)”,点击“格式”按钮设置单元格的填充色为红色,其他条件的设置与之类似。

小提示:

距离天数越小的条件越要放到上面,这样才能保证满足所有的条件。

单元格输入自动替换

在向 Excel 表中输入数据时,有些文本项目数据需要重复输入(例如教师登记表中的职称一项),按部就班地输入比较麻烦,如果只输入 1 个数字或字母就能自动代替所需文本项目,就会给工作带来更大的方便。如果在职称列单元格中输入“0”后自动替换为“中学高级”, 输入“1”后自动替换为“中学一级”,输入其他数字后自动替换为“中学二级”,这样输入效率就飞速提升。

选中职称列后,选择“格式→设置单元格格式”,选择“数字”选项卡中分类下的“自定义”,输入“[=0]中学高级;[=1]中学一级;中学二级”。这样,当在这列中输入相应数字回车后,就变成了相应的文本(图 2)。

1520A-ZNBG-图 2

或在 Excel 2013 中选择“文件→选项”,在弹出窗口中点击“校对”中的“自动更正”,“替换”处输入“0”,“为”处输入“中学高级”,点击“添加”;在“替换”处输入“1”,“为”处输入“中学一级”……这样,当在单元格中输入相应数字时,也就会变成相应的文本了(图 3)。

1520A-ZNBG-图 3

小提示:

第 1 种方法定义的类型是有限的,但能约束到某列、某行的单元格,可对特定单元格起作用;第 2 种方法类型可以定义无限,但是会对所有的单元格起作用。


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